Introduction 1
Overview of This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
How to Benefit from This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Ways to Continue Expanding Your Knowledge . . . . . . .. . . . . . . . . . 3
Part I: Solutions for Readers
1 About Microsoft SharePoint 2013 5
What Is Microsoft SharePoint 2013? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . 6
What Is the Difference Between SPF, SharePoint Server, and SharePoint 365? . . . . .. . . . 8
How to Tell Whether a Site Is Based on SPF, SharePoint Server, or SharePoint on Office 365 . . . . . 8
What Is a Site? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
What Is a Personal Site? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
What Are SkyDrive and SkyDrive Pro? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
What Is a Ribbon? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
What Are Apps? . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
What Is a List? . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
What Is an External List? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
What Is a Document Library? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
What Is a Wiki Page Library? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
What Is a Form Library? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
What Is an Asset Library? . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
What Is a Picture Library? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
What Is a View? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
What Are Web Parts? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
What Are Alerts? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
What Is a Site Column? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
What Is a Content Type? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
What Is Tagging? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
What Is Managed Metadata? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
What Are Versions? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
What Does Check-in/Check-out Mean? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
What Is a Workflow? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . 30
What Are Catalogs? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . 31
2 Finding Your Way Around a SharePoint Site 33
Get to a SharePoint Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Sign Out of a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. . . . . 35
Use the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Change Language and Regional Settings . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . 40
Change Settings Only for Current Site . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . 41
Change Settings for Entire Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Regional Settings You Can Change . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Navigate Through a SharePoint Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Use the Left Navigation Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 45
Use the Top Navigation Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 46
Use the Breadcrumbs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Use the Navigate Up Breadcrumbs . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Follow a SharePoint Site. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . 48
3 Solutions Regarding Files, Documents, List Items, and Forms 51
See What Lists and Document Libraries Are in a Site . . . . . . . . .. . . . . . . 52
Use Direct Links in the Left Navigation Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
View All Lists and Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Open a Document for Reading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
View Properties of a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Using the Files Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Using a Context Popup Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Send a Link to a File or a Library by E-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Tag a Document, List Item, or Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Tag an External Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
View/Add Notes to a Document or List Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . 62
View Past Versions of Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
View Properties of a List Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
View a Microsoft InfoPath Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Change Sorting and Filtering of a List or Library . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Sort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 67
Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Switch List Views in Lists and Libraries . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 67
Switch to the Quick Edit View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . 70
Use Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . 71
Create an Alert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . 71
Modify or Remove an Alert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Manage My Alerts in a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Export the Contents of a List to Microsoft Excel . . . . . . . . . . . . . . 75
4 Searching in SharePoint 79
Search for Documents and List Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Searching for a File or List Item Within a Specific List or Library . . . 80
Searching for a File or List Item in the Entire SharePoint Environment . . . .. . . . . . . 80
Search Using the Search Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Use the Advanced Search (in SharePoint Server) . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . 85
Search for People (in SharePoint Server) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
5 Social Networking, Personal Sites, and Personal Details in
SharePoint Server 91
Get Started with Social Features . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . 92
Use Microblogging to Let Others Know What You Are Doing or Thinking . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . 94
Follow Colleagues to See What They Are Posting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Manage Tags and Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Add, Edit, and Remove Notes on the Notes Board . . . . . . . . . . . . . . . . 98
View Sites You Are Following . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . 98
Edit Your Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Manage Newsfeed Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Manage Followed Hashtags . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Manage Email Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Manage What Information You Share . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Create a Blog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Use SkyDrive Pro to Share a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Part II: Solutions for Authors and Content Managers
6 Creating and Managing Files, List Items, and Forms in SharePoint 103
Upload a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Upload a File from the Web Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Upload a File from an Office Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Upload a File Using Web Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Upload a Picture to a Picture Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Create a New Document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Create a New List Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . 114
Fill a Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Add a Document Library to Microsoft Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Delete a File or List Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . 120
Recover a Deleted File or List Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Edit the Properties of a File or List Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Use the Quick Edit View to Add, Edit, or Delete Items and Files . . . . . . . . . . . 127
Switch to Quick Edit View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . 128
Add a List Item Using Quick Edit View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Add Multiple List Items from Microsoft Excel by Using Quick Edit View . . . . . .. . . . . . . . 129
Check In and Check Out a File or List Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Publish a File or List Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Restore an Earlier Version of a File or List Item . . . . . . . . . . . . . .. . . . . 134
Approve or Reject a File or List Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
See What Files or List Items Are Waiting for Your Approval . . . . . . . . . . . . . . 136
Synchronize a Library or Folder Using SkyDrive Pro . . . . . . . . . .. . . . . . . . 137
Managing Synchronized Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . 138
Managing Synchronized Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . 139
7 Creating Lists and Document Libraries 141
Open Your Apps Page to Create Lists and Libraries . . . . . . .. . . . . . . . 142
Create a New Document Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Create a New Folder in a Document Library . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . 147
Create a New List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Create a New Survey . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Add a Column to a List or Document Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Add a Site Column to a List or Document Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Choose a Default Value for a Column . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 153
Enforce Unique Values on a Column . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Enforce Custom Validation on a Column . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . 154
Choose a Column Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Single Line of Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Multiple Lines of Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Choice Column . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Number (1, 1.0, 100) . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Currency ($, Y, EURO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Date and Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 165
Lookup (Information Already on This Site) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Yes/No (Check Box) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Person or Group. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Hyperlink or Picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . 170
Calculated (Calculation Based on Other Columns) . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Rating Scale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Page Separator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
External Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Managed Metadata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
Enforce Custom Validation on a List or Library . . . . . . . . . . . . . . 180
Change or Remove a Column in a List or Document Library . . . . . . . . . 181
Change the Order of Columns in a List or Document Library . . . . . . . .. . . 182
Branching in Surveys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
Rename a List or Document Library or Change Its Description . . . . . . . 185
Change the Versioning Settings for a List or Document Library . . . . . . . . 186
Set the Versioning Settings for a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
Set the Versioning Settings for a Document Library . . . . . . . . .. . . . . 187
Change the Document Template for the New Button in a Document Library . . . . . . . . . 188
Add a Content Type to a List or Document Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Remove a Content Type from a List or Document Library . . . . .. . . . . 191
Enable or Disable Folders in a List or Document Library . . . . . . . . . . . 193
Configure Metadata Navigation in a List or Document Library . . . . . . . . . . . 193
Configure Navigation Hierarchies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Configure Key Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Configure Automatic Column Indexing for This List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
8 Creating List Views 197
Create a Personal or Public View for a List or Library . . . . . . . . . . . . . 198
Create a Standard View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
Select Whether a View Is a Default View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . 200
Select Whether a View Is a Personal View or Public View . . . . . . . . . . . . 200
Create a Calendar View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
Create a Gantt View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Create a Quick Edit View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . 204
Specify Columns for a View to Display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Specify Columns for a Standard View or a Datasheet View . . . . . . . . . 205
Specify Columns for a Calendar View . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 205
Specify Columns for a Gantt View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Specify the Order of the Columns in a View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
Specify How Items in a View Are Sorted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
Specify How Items in a View Are Filtered . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208
Specify How Items in a View Are Grouped . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
Specify Totals for a View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Specify a Different Item Style for a View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
Specify How Folders Will Be Used in a View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
Specify the Item Limit for a View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . 220
Enable or Disable Selecting Multiple Items in a View . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 222
Create Mobile Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Modify a View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Delete a View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
9 Authoring Pages 227
Create a New Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
The Differences Between Different Types of Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
Create a New Wiki Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Create a New Web Part Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Create a New Publishing Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
Edit the Properties of a Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Edit Properties of a Wiki Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Edit Properties of a Web Part Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Edit Properties of a Publishing Page . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 236
Change the Page Layout of a Publishing Page . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . 237
Edit the Contents of a Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Use the Text Editing Control in a Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Edit and Format Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Add a Hyperlink. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Add and Edit a Picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Use a Picture from Your Computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Use a Picture Using an Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Use a Picture from SharePoint Server . . . . . . . . . . . . . 244
Add and Edit a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Use Wiki Syntax to Link to Existing Content and Create Pages . . . . . . . . 247
Linking to Existing Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Creating New Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Use the Picture Editing Control in a Page . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . 249
Add a Web Part or an App . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . 251
Add a Web Part to a Text Editor Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
Add a Web Part to a Web Part Zone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Choose a Web Part . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Use Built-in Web Parts. . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 252
Use the App Part (List View) Web Part . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Use the Content Editor Web Part . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Use the Image Viewer Web Part . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Use the Media Web Part in SharePoint Server . . . . . . . . . . . . . 255
Use the Content Query Web Part in SharePoint Server . . . . . .. . . 257
Modify a Web Part . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Modify a Web Part's Title . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 261
Modify a Web Part's Title Bar and Border Settings . . . . . . . . . . . . 261
Modify or Remove the Link for the Web Part's Title . . . . . . . . . . . 262
Move a Web Part in a Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Reuse a Web Part (Export/Import) . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . 263
Export a Web Part . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . 263
Import a Web Part . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . 264
Publish a Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Discard the Check-out of a Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
Compare Versions of a Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
10 Managing Security 269
See What Permissions Are Set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Check Permissions on Files and List Items . . . . . . . . . . . . . . . 270
Check Permissions on Lists and Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Read the Permissions Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Check the Permissions for a Specific User or Group . . . . . . . . . 272
Grant Permissions to a File or List Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Using the Share Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Using the Invite People Link. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Using the Permissions Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Change a User's or Group's Permissions on a File or List Item . . . . . . 278
Grant Permissions on a List or Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Change a User's Permissions on a List or Library . . . . . . . . . . . . . 279
See Who Is a Member of a SharePoint Group . . . . . . . . . . . . . . 279
11 Workflows 283
Start a Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Track the Progress of a Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 286
Associate a Workflow with a List or Library . . . . . . . . . . . . 288
Part III: Solutions for Site Managers
12 Creating Subsites 293
Create a Subsite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 294
Create a Team Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
Create an Enterprise Wiki Site in SharePoint Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
Create a Blog Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
13 Customizing a SharePoint Site 299
Open the Site Settings Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
Change the Name, Description, Icon, or URL of a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302
Change the Look of a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . 303
Change the Home Page of a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Modify the Top or Left Navigation Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Modify the Top or Left Navigation Bar in a Non-Publishing Site . . . . 306
Modify the Top or Left Navigation Bar in a Publishing Site . . . . . . . . . . 307
Use Structural Navigation to Add a Link to the Top or Left Navigation Bar . . .. . . . . 308
Add a Heading to the Top or Left Navigation Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Edit a Link or a Heading in the Top or Left Navigation Bar . . . . . . . . . . 309
Remove a Link from the Top or Left Navigation Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Change Which Heading a Link Is Under . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Use Managed Metadata Navigation in a Publishing Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
Choosing a Term Set for Navigation in a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
Editing a Term Set for Navigation in a Site. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
Configuring a Friendly URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
Create a Site Column . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 314
Create a Content Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Modify a Content Type. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318
14 Managing Site Security 321
Get to a Site's Permission Management Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
Get to a Site's People and Groups Settings Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324
Check What Permissions a User or a Group Has on a Site . . . . . . . . . 324
Assign Users' Permissions on a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Add or Remove Users in a SharePoint Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
Add Users' Permissions Directly to or Remove Them from a Site . . . . . . . . . .. . 327
Change Permissions of Users or SharePoint Groups in a Site . . . . . 328
Create a SharePoint Group for a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . 329
Edit a SharePoint Group's Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 330
Create Permission Levels for a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
Part IV: Solutions for Office 365 Managers
15 Managing an Office 365 SharePoint Site 335
Sign In to Office 365 SharePoint Administrator Console . . . . . . . . .. . . 336
Create a New Private Site Collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338
Create a New Public Site Collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Part V: Appendixes
A Common Keyboard Shortcuts 345
Using Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . 345
Keyboard Shortcuts for Anyone Using a SharePoint Site . . . . . . . . . . . . . 345
Keyboard Shortcuts for Authors and Editors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346
B Useful Links 349
Useful Links for Anyone Using a SharePoint Site . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . 349
Useful Links for Authors and Editors . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . 350
Useful Links for Site Managers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
Index 351
